1、檔案的收集歸檔
與青島海智簽訂人事代理協議的單位和個人，應將形成的人事檔案材料在一個月內送交檔案室歸檔。
2、檔案及材料的借閱：
需要借用檔案或材料的組織持單位介紹信，到青島海智填寫《借檔申請》和《檔案借閱登記薄》辦理借閱手續。檔案借出時間不超過兩周。逾期使用者，應辦理續借手續。借閱到期后，應按時歸還借用檔案材料，確保材料完整歸還，無涂改、無缺損，并由具有檔案保管權利的部門封口蓋章。
3、檔案的轉遞：
需辦理人事檔案轉出者，應先到青島海智辦理提檔手續，然后持介紹信到檔案室提檔；提檔時，經辦人填寫《轉出檔案登記薄》并確認為所提檔案后，由工作人員密封蓋章轉遞檔案。
4、出具證明材料：
檔案室出具的各類證明都是依據檔案材料記載的內容進行核查出證，對檔案中無記載或無法查證的內容不予出具證明。出具的證明種類有：人事檔案存檔證明、政審證明、出生證明、無業證明等。辦理證明材料者需攜帶本人身份證，本人不能夠親自辦理者可以委托他人代為辦理，需攜帶本人身份證復印件、委托書、受托人身份證原件。
5、辦理大中專畢業生轉正定級審批：
與青島海智簽訂人事代理協議的單位，可以辦理大中專畢業生轉正定級手續，確定干部身份。
6、留學回國人員委托存檔接收：
接收范圍：具有青島市市內四區（含高科園）戶籍或工作單位注冊地為市內四區（含高科園）的留學回國人員，可以單位或個人名義簽訂人事代理協議委托存檔。
申請材料：
（一）基本材料
1、國家教育部出具的《國外學歷學位認證書》副本；
2、國外成績單原件及翻譯件；
3、駐外使領館出具的《留學回國人員證明》；
4、國內學籍檔案材料。
（二）其他材料（視留學回國人員不同情況，需分別提供）
1、因私出國
（1）國內高中以上（含高中）因退學無學籍檔案的，需提供校方出具的《退學證明》；
（2）國內獲得?？埔陨希ê瑢？疲W歷的，需提供高校學籍檔案；
（3）X+Y項目，需提供國內校方出具的學習經歷證明及成績單；
（4）交流項目，需提供交流協議副本及項目簡介公函（校方加蓋公章）。
2、公派出國
需提供公派出國證明，包括項目名稱、時間、批次、國外接收單位名稱、專業等信息。
3、經教育部派遣已回國參加工作的留學人員
需提供《中華人民共和國教育部留學人員回國工作就業報到證》及用工材料。
執行程序
委托存檔的單位或個人需持上述申請材料先到檔案室審核，審核通過后與青島海智簽訂人事代理協議，辦理存檔手續。
注：擬出國留學人員也可以個人名義委托存檔，需提供國內學籍及用工材料等，國外學歷認證相關材料待回國后添加即可。
